Zaměstnanec prokazuje užití dopravního prostředku a jeho výši patřičným dokladem. Za hromadnou veřejnou přepravu lze považovat např. autobus, vlak, letadlo, loď, taxík. V případě nedoložení příslušného dokladu Zákoník práce umožňuje proplacení cestovních náhrad. Jde pouze o možnost, nikoli povinnost ze strany zaměstnavatele. Mělo by k dané situaci docházet pouze výjimečně. I tak jde z pohledu zaměstnavatele (školy) o daňově uznatelný náklad. Z hlediska zaměstnance je náhrada jízdních výdajů v ceně jízdenky příjmem, který je osvobozen od daně z příjmu fyzických osob.
Pokud si zaměstnanci koupí levnější společnou jízdenku, je výše úhrady proplacena tomu, kdo náležité náklady prokáže při vyúčtování na cestovním příkazu s doložením originálu dokladu. U ostatních bude pouze založena fotokopie s informací, kde je založen originál dokladu.
